De fleste referansesjekker bekrefter det den som ringer allerede har bestemt seg for. Man ringer to referanser kandidaten selv har oppgitt, stiller spørsmål som er vanskelige å svare negativt på, får høre at vedkommende var dyktig og hyggelig, og krysser av for at referansene er innhentet.
Det er synd, for referansesamtalen er den siste reelle muligheten til å teste om bildet du har dannet deg, stemmer. Her går vi gjennom hvem du bør snakke med, hvilke spørsmål som faktisk gir informasjon, hva du har lov til å spørre om, og hvordan du tolker det du hører.
Hvorfor de fleste referansesjekker ikke gir noe
Tre ting går galt, og de henger sammen.
Referansen er håndplukket. Kandidaten oppgir folk som vil si noe pent. Det er ikke uredelig, det er rasjonelt. Men det betyr at utvalget er skjevt før samtalen har begynt.
Spørsmålene inviterer til ros. «Hvordan var det å jobbe med hen?» gir deg et generelt inntrykk, ikke informasjon. Referansen svarer det høfligheten krever, og du noterer det som en bekreftelse.
Samtalen kommer for sent. Er beslutningen i realiteten tatt, brukes referansene til å begrunne den. Da fungerer de som forsikring, ikke som beslutningsgrunnlag. Det er en av de vanligste årsakene til feilansettelser.
Hvem du bør snakke med
To oppgitte referanser er sjelden nok til å gi et bilde. Be om tre til fire personer som har sett kandidaten fra ulike vinkler:
- Nærmeste leder i den mest relevante stillingen. Ikke bare den siste, hvis den var kort.
- En sideordnet kollega som har måttet samarbeide, gjerne på tvers av avdelinger. Her kommer samarbeidsmønstre frem.
- Noen som har rapportert til kandidaten. For lederstillinger er dette den viktigste referansen, og den som oftest mangler.
- En ekstern part der det er naturlig: kunde, leverandør, styremedlem eller tillitsvalgt.
Ber du om en referanse kandidaten ikke har oppgitt, må du avklare det med kandidaten først. Det gjelder alltid nåværende arbeidsgiver, der en samtale kan få reelle konsekvenser for kandidaten hvis prosessen ikke fører frem.
Spørsmålene som gir informasjon
Et godt referanseintervju er strukturert på samme måte som et jobbintervju: de samme spørsmålene til alle referanser, slik at svarene kan sammenlignes. Disse tolv fungerer.
- I hvilken periode og i hvilken sammenheng jobbet dere sammen? Kalibrerer hvor mye vekt du skal legge på resten.
- Hva var hen konkret ansvarlig for? Sammenlign med det kandidaten selv har sagt. Avvik her er verdt å forfølge.
- Hva er hen best på? Åpner samtalen, og svaret sier ofte mer om hva hen ikke er best på.
- Hva ville hen selv sagt at hen bør utvikle? Lettere å svare på enn «hva er svakhetene», og gir som regel et ærligere svar.
- Fortell om en gang hen sto i en vanskelig situasjon. Hva gjorde hen? Konkrete situasjoner avslører mer enn adjektiver.
- Hvordan reagerte hen på motstand eller kritikk? Særlig relevant for lederstillinger.
- Hvordan var hen som leder for sine ansatte? Still dette til noen som faktisk rapporterte til vedkommende.
- Hva slags oppgaver eller miljø ville du ikke plassert hen i? Det mest undervurderte spørsmålet i hele samtalen.
- Hvordan håndterte hen prioritering når det ble for mye? Skiller mellom folk som strukturerer og folk som brenner ut eller blir usynlige.
- Hva skjedde da hen sluttet, og hvorfor? Sjekk mot kandidatens egen forklaring.
- Ville du ansatt hen igjen, i hvilken rolle? Det klassiske spørsmålet, og fortsatt det mest avslørende. Nølingen er svaret.
- Er det noe jeg burde ha spurt om som jeg ikke har spurt om? Gir referansen en åpning til å si det de har holdt tilbake.
Spørsmålene bør knyttes til kravene i stillingen, ikke til et generelt inntrykk. Prinsippet er det samme som i kompetansebasert rekruttering: du vurderer dokumentert atferd i konkrete situasjoner, ikke personlighet i abstrakt forstand.
Hva du ikke har lov til å spørre om
Referansesamtalen er innhenting av personopplysninger, og de samme reglene gjelder som ellers i rekrutteringen.
Arbeidsmiljøloven § 13-4 forbyr arbeidsgiver å innhente opplysninger om politisk syn, medlemskap i arbeidstakerorganisasjon, religion og livssyn samt seksuell orientering. Etter § 9-3 kan du ikke be om helseopplysninger utover det som er nødvendig for å utføre arbeidsoppgavene. Spørsmål om graviditet, familieplaner og omsorgssituasjon er heller ikke tillatt.
I tillegg gjelder personvernreglene for det du skriver ned. Notatene fra referansesamtalen er personopplysninger. Det betyr at kandidaten som hovedregel har rett til innsyn i opplysninger om seg selv, at notatene ikke skal inneholde mer enn det som er relevant for vurderingen, og at de skal slettes når formålet er oppfylt.
Praktisk konsekvens: skriv notater du kan stå for hvis kandidaten ber om innsyn. Det er en god test uansett, fordi det tvinger frem observasjoner i stedet for karakteristikker.
Datatilsynet har samlet reglene for personvern på arbeidsplassen. Dette er en praktisk gjennomgang, ikke juridisk rådgivning. Ved tvil, særlig i offentlig sektor, bør regelverket sjekkes konkret.
Hvordan tolke svarene
Referanser sier sjelden noe direkte negativt. Informasjonen ligger i formen.
Nøling på et konkret spørsmål er det tydeligste signalet. Særlig på «ville du ansatt hen igjen». En referanse som må tenke seg om der, forteller deg noe.
Skifte fra konkret til generelt. Så lenge referansen forteller om situasjoner, får du informasjon. Går svarene over i adjektiver, «hyggelig», «faglig sterk», «lett å ha med å gjøre», har du som regel truffet et område de ikke vil snakke om.
Overdreven begeistring uten eksempler. Den som virkelig har jobbet tett med noen, husker konkrete hendelser. Ros uten innhold betyr ofte at samarbeidet var perifert.
Forklaringer på andres vegne. «Hen var i en vanskelig periode privat» eller «det var en spesiell ledergruppe» er referansens forsøk på å forklare bort noe. Følg opp vennlig, men følg opp.
Ett negativt signal er sjelden nok til å avvise en kandidat. Mønsteret er det som teller: sier tre referanser det samme, uavhengig av hverandre, har du funnet noe reelt.
Referansesjekk på ledernivå er noe annet
Ved lederrekruttering endrer flere forutsetninger seg.
Kandidaten er som regel i jobb, og prosessen kan være konfidensiell. Referanser kan derfor ofte ikke innhentes før helt til slutt, og aldri fra nåværende arbeidsgiver uten uttrykkelig avtale.
Miljøene er små. Referansen kjenner gjerne både kandidaten og deg, og har egne interesser i hva som blir sagt. Det gjør det viktigere å snakke med flere, og å vekte hva hver enkelt faktisk har grunnlag for å uttale seg om.
Og konsekvensene er større. En feilansettelse på ledernivå koster ikke bare rekrutteringen på nytt, den koster et år med retning. Det rettferdiggjør å bruke en time per referanse i stedet for et kvarter.
Når referansesjekken bør endre beslutningen
Sjelden, men det skjer, og da må den få lov til det. To situasjoner er verdt å ta på alvor.
Den ene er avvik mellom kandidatens egen fremstilling og det referansene beskriver: ansvar som var mindre, resultater som var andres, eller en avslutning som forløp annerledes enn fortalt. Det handler om troverdighet, ikke om kompetanse.
Den andre er et mønster som treffer nettopp det stillingen krever. En kandidat som konsekvent beskrives som lite tilgjengelig for sine ansatte, kan være riktig i en fagrolle og feil som personalleder.
Er du i tvil, er det bedre å ta en runde til enn å konkludere. Én ekstra referansesamtale koster en time. En feilansettelse koster ett til to årsverk.
Slik jobber Habberstad
Vi gjennomfører strukturerte referanseintervjuer som del av finaleintervju og sluttvurdering, både i egne rekrutteringsoppdrag og som bistand til virksomheter som har kjørt prosessen selv og vil ha en uavhengig vurdering før beslutningen tas.
Referansene ses alltid i sammenheng med resten av grunnlaget: kravene i stillingen, dybdeintervjuene og eventuelle arbeidspsykologiske tester. Hvordan det henger sammen i en full prosess, står i artikkelen om rekruttering av ledere.
Ta kontakt hvis dere står foran en beslutning og vil ha et blikk utenfra på sluttfasen.
Ofte stilte spørsmål
Hvor mange referanser bør man innhente?
Tre til fire gir et langt bedre bilde enn to. Poenget er ikke antallet i seg selv, men at referansene har sett kandidaten fra ulike vinkler: nærmeste leder, en sideordnet kollega og noen som har rapportert til vedkommende. For lederstillinger er den siste særlig viktig.
Kan man kontakte referanser kandidaten ikke har oppgitt?
Ikke uten å avklare det med kandidaten først. Det gjelder spesielt nåværende arbeidsgiver, der en samtale kan få konsekvenser for kandidaten dersom prosessen ikke fører frem. Be heller kandidaten om å oppgi en referanse fra den vinkelen du mangler.
Må kandidaten samtykke til referansesjekk?
Ja, i praksis. Kandidaten oppgir referansene og skal vite når de kontaktes. Notatene fra samtalene er personopplysninger, og kandidaten har som hovedregel rett til innsyn i opplysninger om seg selv.
Hva har man ikke lov til å spørre om i en referansesjekk?
Arbeidsmiljøloven § 13-4 forbyr innhenting av opplysninger om politisk syn, fagforeningsmedlemskap, religion og livssyn samt seksuell orientering. Etter § 9-3 kan du ikke be om helseopplysninger utover det som er nødvendig for stillingen. Spørsmål om graviditet og familiesituasjon er heller ikke tillatt.
Hva gjør man hvis en referanse sier noe negativt?
Ikke konkluder på ett utsagn. Undersøk om mønsteret går igjen hos de andre referansene, og vurder om det treffer noe stillingen faktisk krever. Gi også kandidaten anledning til å kommentere det som kommer frem, før beslutningen tas.
