Skal du ansette en leder for første gang, kjøper du en tjeneste du ikke helt vet hva består av. Du får presentert et honorar, en tidsplan og et løfte om et godt nettverk. Men hva skjer egentlig mellom oppstartsmøtet og den dagen kandidaten signerer?
Her går vi gjennom hvordan en lederrekruttering faktisk foregår: forskjellen på søk og utlysning, fasene i et oppdrag, hvor lang tid det tar, og hva du bør kreve av den du velger å samarbeide med.
Søk eller utlysning: to ulike prosesser
En utlyst stilling treffer dem som ser etter jobb. Et søk treffer dem som ikke gjør det. Forskjellen betyr mer enn mange tror, fordi de mest aktuelle lederkandidatene som regel sitter godt i en stilling og ikke leser stillingsannonser.
Ved annonsert rekruttering lyses stillingen ut, og arbeidet ligger i å vurdere dem som søker. Det fungerer godt når rollen er attraktiv og godt kjent i markedet, og når kandidatgrunnlaget er stort nok.
Ved søk, ofte kalt executive search, kartlegges markedet systematisk. Rådgiveren identifiserer aktuelle personer i relevante virksomheter, tar kontakt direkte og vurderer interesse før noen søknad er skrevet. Det tar mer tid, men gir tilgang til kandidater du ellers aldri ville hørt fra.
I praksis kombineres de to i mange oppdrag: stillingen lyses ut samtidig som det gjøres et aktivt søk. Da får du både dem som melder seg selv og dem som må oppsøkes.
Fasene i et lederrekrutteringsoppdrag
Et oppdrag følger som regel seks faser. Det er verdt å vite hva som skjer i hver av dem, fordi det er her forskjellene mellom leverandører blir synlige.
1. Jobbanalyse og kravspesifikasjon
Alt starter med å bli enige om hva stillingen faktisk krever. Ikke ønskelisten, men de tre til fem kravene som avgjør om noen lykkes i rollen. En god rådgiver bruker tid her, snakker med flere enn den som bestiller, og utfordrer beskrivelsen. En kompetansebasert tilnærming forutsetter at dette grunnlaget er på plass, ellers vurderes kandidatene mot en uklar standard.
2. Søkestrategi og kartlegging
Hvilke virksomheter og miljøer er relevante, og hvem sitter der i dag? I denne fasen bygges en oversikt over aktuelle personer, gjerne førti til hundre navn, som snevres inn etter hvert. Spør gjerne hvordan kartleggingen gjøres, og om den går utover rådgiverens eget nettverk.
3. Første kontakt med kandidatene
Kandidatene kontaktes direkte, som regel per telefon. Denne samtalen avgjør mye: den skal vekke interesse hos noen som ikke leter, uten å love mer enn stillingen faktisk er. Her merkes forskjellen på en erfaren rådgiver og en som følger et manus.
4. Strukturert vurdering
Aktuelle kandidater går gjennom dybdeintervjuer, som regel supplert med tester av evner og arbeidsstil. Poenget er å vurdere alle mot de samme kriteriene, i stedet for å la inntrykket fra det første intervjuet farge resten. Det er dette som skiller en strukturert prosess fra en samtalebasert, og forskjellen er godt dokumentert i forskningen på feilansettelser.
5. Finalevurdering og referanser
Mot slutten står to eller tre kandidater igjen. Da handler det om å skille mellom folk som alle er kvalifiserte, og det er ofte her prosesser går galt: man velger den som gjorde best inntrykk, ikke den som passer rollen best. En strukturert finalevurdering reduserer den risikoen. Referansene er den siste reelle testen på om bildet stemmer, og hvordan de bør gjennomføres har vi skrevet om i guiden til referansesjekk.
6. Beslutning og oppfølging etter tiltredelse
Oppdraget er ikke ferdig når kontrakten er signert. De første seks månedene avgjør om ansettelsen ble vellykket. Spør om leverandøren følger opp etter tiltredelse, eller om kontakten opphører ved signering. Mange virksomheter kombinerer oppfølgingen med coaching og lederstøtte det første halvåret.
Hvor lang tid tar en lederrekruttering?
Regn med to til fire måneder fra oppstart til signert kontrakt. Fordelingen ser typisk slik ut:
- Jobbanalyse og kravspesifikasjon: én til to uker
- Kartlegging og søk: to til fire uker
- Kandidatkontakt og førstegangsintervjuer: tre til fem uker
- Testing og dybdeintervjuer: to til tre uker
- Finalevurdering, referanser og beslutning: to til tre uker
Deretter kommer oppsigelsestiden, som for ledere ofte er tre måneder eller mer. Fra dere bestemmer dere til den nye lederen faktisk sitter i stolen, går det derfor gjerne et halvt år.
Det som oftest forsinker prosesser, er ikke søket, men beslutningene underveis: uklare krav i starten, styremedlemmer eller ledere som ikke får deltatt i intervjuene, og lang svartid mellom rundene. Kandidater som er i jobb, mister interessen når det går uker mellom hver tilbakemelding.
Når stillingen ikke kan lyses ut
Noen prosesser må gjennomføres konfidensielt. Det kan være at nåværende leder ikke har fått vite at hen skal erstattes, at en omorganisering ikke er kommunisert, eller at markedet ikke skal kjenne til planene ennå.
Da er søk eneste mulighet, og diskresjon må håndteres praktisk, ikke bare loves. Konkret betyr det at kandidatene får vite hvilken type virksomhet det gjelder før de får navnet, at antallet involverte på oppdragsgiversiden holdes lavt, at møter legges utenfor virksomhetens lokaler, og at kandidatlister ikke deles bredt internt.
Spør leverandøren hvordan de håndterer dette i praksis. Svaret sier mye om hvor mange konfidensielle oppdrag de faktisk har gjennomført.
Sju krav du bør stille til en rekrutteringspartner
Dette er spørsmålene som skiller leverandørene fra hverandre. De er verdt å stille før du velger, ikke etterpå.
- Dokumentert metode. Hvordan vurderes kandidatene, og mot hvilke kriterier? Be om å få se strukturen, ikke bare høre at den finnes.
- Hvem gjør jobben. Er det rådgiveren du møter i salgsmøtet som faktisk gjennomfører intervjuene, eller overtar en junior etter kontraktsignering?
- Kandidatgrunnlag utenfor eget nettverk. Et nettverk er nyttig, men et oppdrag som kun består av rådgiverens bekjentskaper, gir deg et smalt utvalg.
- Referansehåndtering. Hvem innhenter referansene, hvor mange, og stilles det de samme spørsmålene til alle?
- Garantiordning. Hva skjer hvis lederen slutter i løpet av det første året? Be om å få vilkårene skriftlig.
- Rapportering underveis. Får dere innsikt i markedet mens prosessen pågår, eller bare en kandidatliste til slutt?
- Oppfølging etter tiltredelse. Følges den nye lederen og dere opp etter tre og seks måneder?
Offentlig sektor har egne regler
Skal en lederstilling besettes i stat eller kommune, gjelder kvalifikasjonsprinsippet, kunngjøringsplikt og offentlig søkerliste etter offentleglova § 25. Det betyr ikke at søk er utelukket, men at rekkefølgen blir en annen: kandidater som identifiseres gjennom søk, må søke formelt på den utlyste stillingen på lik linje med andre.
Offentlig søkerliste er den vanligste hindringen i praksis. En kandidat i jobb vil sjelden stå oppført offentlig som søker til en annen stilling. Det kan gis unntak, men bare etter en konkret vurdering, og kandidaten må gjøres kjent med at unntak ikke er garantert. Sivilombudet har samlet praksis og krav i veilederen Ansettelser fra A til Å.
Habberstad har gjennomført lederrekrutteringer for kommuner, helseforetak, direktorater og offentlige virksomheter i mange år, og kjenner både regelverket og hvordan man snakker med kandidater om det. Se også bransjene vi arbeider innenfor.
Hva koster en lederrekruttering?
Prisen oppgis sjelden offentlig, fordi den avhenger av rollens nivå og hvor krevende søket er. Men prismodellene er få, og det er nyttig å kjenne dem før du ber om tilbud.
Fast honorar avtales i kroner for hele oppdraget, uavhengig av kandidatens lønn. Det gir forutsigbarhet og fjerner insentivet til å presse lønnen opp.
Prosent av årslønn er vanlig internasjonalt og ligger typisk mellom 20 og 33 prosent av kandidatens første årslønn. Modellen er enkel, men gir leverandøren en interesse i høyere lønn enn nødvendig.
Delbetaling per fase innebærer at honoraret deles i tre, for eksempel ved oppstart, ved presentasjon av kandidater og ved signering. Det er den vanligste modellen i search-oppdrag, og den gir dere et naturlig kontrollpunkt underveis.
Uansett modell bør tilbudet si tydelig hva som er inkludert: tester, referanseintervjuer, reiser, eventuell bakgrunnssjekk og oppfølging etter tiltredelse. Det er tilleggene som gjør at et rimelig tilbud blir dyrere enn et dyrt.
Slik forbereder dere prosessen internt
Mye av det som avgjør resultatet, skjer hos dere, ikke hos rådgiveren. Tre ting er verdt å avklare før oppstart.
Hvem beslutter. Avklar hvem som skal intervjue, hvem som innstiller og hvem som til slutt bestemmer. Prosesser der beslutningsmyndigheten er uklar, drar ut, og kandidater faller fra underveis.
Kalender. Sett av intervjutider allerede ved oppstart. Å finne felles tid for fire travle mennesker tar ofte lengre tid enn selve søket.
Hva dere kan tilby. En kandidat som allerede har en god jobb, trenger en grunn til å bytte. Rolle, mandat, handlingsrom og utviklingsmulighet betyr mer enn lønn for de fleste ledere. Vær tydelig på dette tidlig, så slipper dere å oppdage i sluttfasen at tilbudet ikke var attraktivt nok.
Slik jobber Habberstad
Habberstad Rekruttering og Utvikling gjennomfører lederrekruttering og executive search for virksomheter i privat og offentlig sektor, fra kontorene på Skøyen i Oslo. Vi kombinerer søk og utlysning der det er riktig, og bruker strukturert, kompetansebasert vurdering i alle oppdrag.
Skal dere ansette en toppleder der prosessen må holdes konfidensiell, gjør vi toppledersøk som eget oppdrag. Har dere allerede kandidatene og trenger hjelp i sluttfasen, kan vi bistå med finaleintervju og sluttvurdering.
Ta kontakt for en uforpliktende prat om hva slags prosess som passer stillingen dere skal fylle.
Ofte stilte spørsmål
Hvor lang tid tar en lederrekruttering?
Regn med to til fire måneder fra oppstart til signert kontrakt: én til to uker på jobbanalyse, to til fire uker på kartlegging og søk, tre til fem uker på kandidatkontakt og første intervjurunde, og fire til seks uker på testing, finalevurdering og referanser. I tillegg kommer oppsigelsestiden, som for ledere ofte er tre måneder.
Hva er forskjellen på executive search og vanlig rekruttering?
Ved annonsert rekruttering lyses stillingen ut, og arbeidet ligger i å vurdere dem som søker. Ved executive search kartlegges markedet systematisk, og aktuelle kandidater kontaktes direkte selv om de ikke ser etter ny jobb. Search gir tilgang til kandidater som ellers ikke ville meldt seg, og er nødvendig når prosessen må holdes konfidensiell.
Kan en lederstilling rekrutteres uten at den lyses ut?
I privat sektor, ja. Da gjøres hele prosessen som søk. I offentlig sektor gjelder kunngjøringsplikt, så stillingen må lyses ut, men søk kan brukes parallelt for å få flere kvalifiserte kandidater til å søke.
Hva bør jeg spørre en rekrutteringspartner om før jeg velger?
Be om å få se metoden for kandidatvurdering, avklar hvem som faktisk gjennomfører intervjuene, spør hvordan kandidater identifiseres utover rådgiverens eget nettverk, hvordan referanser innhentes, hva garantiordningen innebærer skriftlig, hvilken rapportering dere får underveis, og om det følges opp etter tiltredelse.
Hva skjer hvis den nye lederen slutter etter kort tid?
De fleste seriøse leverandører har en garantiordning som innebærer at oppdraget gjennomføres på nytt uten nytt honorar dersom lederen slutter innen en avtalt periode, ofte seks til tolv måneder. Vilkårene varierer, så be om å få dem skriftlig før avtalen inngås.
